La Factura Electrónica

Una factura electrónica (fae) es una alternativa a la factura en papel con la particularidad que se emite y se recibe en formato electrónico. Y lo más importante es que está sujeta al consentimiento de su destinario.

Versatils, le ofrece la posibilidad de generar la factura electrónica que deberá ser firmada con un programa ajeno de firmas para luego importar el fichero resultante a la plataforma FACE.

Vayamos por partes:

1.-  Generar factura electrónica

1.1.- Los Datos Generales/Fiscales de la empresa deben de estar dados de alta dependiendo si se trata de una sociedad mercantil o persona física.

Si se trata de una sociedad mercantil:

Si se trata de una persona física:

1.2.- Antes de realizar una Factura electrónica conviene saber que en la Ficha del cliente deben de estar bien cumplimentados e identificados sin obviar los datos fiscales, los siguientes datos pues de lo contrario la factura electrónica no se generará:

  • Centros administrativos para factura electrónica
  • Forma de pago
  • Datos bancarios
  • Centros administrativos para factura electrónica

Identifica el organismo al que se le va a enviar la factura electrónica

Estos datos serán facilitados por el organismo correspondiente para su identificación. (También se pueden llamar de otro modo) Lo importante en este caso sería fijarnos en el Rango 1, 2 y 3.

Estos datos aparecerán en el fichero que se generará de la factura electrónica.

Algunas entidades exigen que aparezca el RC Reserva de Crédito, en la primera línea antes de la descripción de la venta.  Recuerde que el RC lo deberá facilitar la entidad a la que se le va a mandar la fae. Esto se tendrá que poner en la primera línea del albarán con F10 “Líneas de descripción”

  • Forma de pago

Al tratarse de un organismo oficial será Transferencia.

  • Datos bancarios

El cliente deberá tener dados de alta los Datos Bancarios/IBAM que serán los propios de la empresa emisora de la factura y no los del cliente. En dichos datos bancarios será donde se reciba la correspondiente transferencia (si es esta la forma de pago).

Para darlos de alta pulsar el botón de «Nuevos datos»

1.3.- Realizaremos la factura como cualquier otra mediante el procedimiento habitual. Una vez dada de alta, como la factura electrónica,  precisa de un formato específico procederemos a crearlo de la siguiente manera:

Marcar el grid.

Una vez seleccionada la factura, y pulsando la tecla de Aceptar. La factura se guardará por defecto dentro de la carpeta \nemesis en la empresa desde la que se ha generado o bien donde el usuario decida. La factura quedará guardada como .XSIG

Ejemplo:

Con esto, ya tenemos generada la factura electrónica con el formato específico .XSIG solo nos faltará firmarla o acompañado de la firma electrónica autorizada  vigente.

2.- Firmar la factura electrónica generada en Versatils

La firma se realizará con un programa de terceros. Para ello, necesitaremos instalar en nuestro ordenador un programa de terceros  por ejemplo: XolidoSign. Todo ello, sin olvidar  tener en vigor el correspondiente Certificado de firma instalado en nuestro equipo.

Dirección y descarga programa XolidoSign:

Advertir que el usuario tendrá que Configurar (Opciones-Configuración) el programa instalado para poder firmar. Entre otras, la Preferencia de la firma. Es decir si se quiere Validar la factura y firmar a parte, o bien validar y firmar en el mismo documento.

Una vez configurado el programa de firma y emitida la factura el procedimiento es el siguiente:

  • Abrir el programa de firma

Pulsaremos el botón FIRMAR y seleccionaremos el fichero a firmar y procederemos a firmarlo, se generará un fichero con el número de factura la palabra firmado y la extensión .XSIG

Pulsaremos el Botón de  Firmar seleccionaremos:

– El fichero a firmar. Botón: Seleccionar archivo

– El Certificado.       Botón: Selección certificado

A continuación pulsaremos el botón Iniciar Operación. Se generará un fichero con el número de factura, la palabra firmado y la extensión .XSIG

Ejemplo:

Fichero firmado generado:

A partir de aquí, el fichero generado: firmado .XSIG ya está listo para ser importado desde la plataforma habilitada por la entidad correspondiente. Ejemplo FACE